Wie jedes Jahr gilt es in den Unternehmen den Jahresabschluss aufzustellen, diesen den Gesellschaftern zur Feststellung zu unterbreiten und im Handelsregister zu hinterlegen. Nur dieses Jahr ist in Spanien wegen des Alarmzustands und der Massnahmen zur Bekämpfung des Coronavirus alles anders. Die wichtigsten Massnahmen im Überblick.
Bis wann ist der Jahresabschluss üblicherweise aufzustellen?
Der Jahresabschluss ist von der Geschäftsführung innerhalb der ersten drei Monate ab Ende des Geschäftsjahres aufstellen. Da bei vielen Kapitalgesellschaften das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, endet die Frist zur Aufstellung in aller Regel Ende März des Folgejahres.
Was gilt für die Aufstellung infolge des Alarmzustands?
Da bei den meisten Gesellschaften die Frist mitten im Alarmzustand endet, gelten nach dem Königlichen Gesetzes-Dekret 8/2020 vom 17. März Ausnahmeregelungen zur Aufstellung des Jahresabschlusses. Diese wurden mit dem Königlichen Gesetzes-Dekret 11/2020 vom 31. März näher konkretisiert.
Danach wurde die Frist zur Aufstellung des Jahresabschlusses mit Beginn des Alarmzustands, also ab dem 14. März 2020 ausgesetzt. Nach dessen Beendigung beginnt die Frist von drei Monaten erneut zu laufen. Der Alarmzustand wurde vom spanischen Kongress letztmalig bis zum 26. April 2020 verlängert. Mit einer weiteren Verlängerung um fünfzehn Tage ist zu rechnen. Nach dem aktuellen Stand ist daher davon auszugehen, dass die Geschäftsführung mit der Aufstellung bis Mitte Juli Zeit haben wird. Die weitere Entwicklung bleibt abzuwarten.
Gilt dies für alle Jahresabschlüsse?
Die Ausnahmeregelung gilt sowohl für die ordentlichen wie die abgekürzten Einzel- und konsolidierten Abschlüsse einschliesslich der Erstellung des Lageberichts und der sonstigen notwendigen Unterlagen.
Was ist, wenn der Jahresabschluss zu prüfen ist?
Sofern die Geschäftsführung im Zeitpunkt der Verhängung des Alarmzustands den Jahresabschluss bereits aufgestellt hatte, verlängert sich die Frist zu dessen Prüfung ausnahmsweise um zwei Monate gerechnet ab Beendigung des Alarmzustandes. Dies gilt sowohl für Gesellschaften, die der Prüfungspflicht unterliegen, wie für freiwillige Prüfungen des Abschlusses.
Kann der Jahresabschluss auch vorher aufgestellt und geprüft werden?
Die genannten Ausnahmeregelungen sind optional. Der Abschluss kann auch innerhalb der üblichen Fristen aufgestellt und geprüft werden.
Was gilt für die Sitzungen des Verwaltungsrats bzw. Vorstands?
Die Sitzungen des Verwaltungsrats oder Vorstands können ausnahmsweise per Video- oder Telefonkonferenz abgehalten werden, auch wenn dies in der Satzung der Gesellschaft nicht ausdrücklich vorgesehen ist. Ausserdem sind schriftliche Abstimmungen möglich. Dies entscheidet der Vorsitzende. Die Abstimmung muss schriftlich erfolgen, sofern dies mindestens zwei Mitglieder beantragen.
Bis wann muss sich die Gesellschafterversammlung üblicherweise versammeln?
Der Jahresabschluss wird durch die Gesellschafter festgestellt. Die hierzu von der Geschäftsführung einzuberufende ordentliche Hauptversammlung ist grundsätzlich innerhalb der ersten sechs Monate des jeweiligen Geschäftsjahres einzuberufen.
Was gilt für die Einberufung infolge des Alarmzustands?
Infolge der Corona Krise gelten allerdings auch insoweit Sonderregelungen. Die Gesellschafterversammlung muss innerhalb von drei Monaten ab dem Ende der Frist zur Aufstellung des Jahresabschlusses stattfinden. Dies bedeutet für Gesellschaften, deren Geschäftsjahr das Kalenderjahr ist, dass die Hauptversammlung voraussichtlich bis Mitte Oktober einberufen werden kann. Der genaue Zeitraum hängt vom Ende des Alarmzustands ab, der im Moment noch nicht absehbar ist.
Was ist, wenn die Hauptversammlung bereits vorher einberufen wurde?
Hatte die Geschäftsführung die Hauptversammlung der Gesellschafter bereits vor Verhängung des Alarmzustandes für einen Termin danach einberufen, kann diese dazu optieren, den Tag und Uhrzeit der Versammlung abzuändern oder die Einberufung zu widerrufen. Der Widerruf ist mit einer Vorlaufzeit von 48 Stunden auf der Homepage der Gesellschaft bekannt zu machen. Hat die Gesellschaft keine Homepage ist die Bekanntmachung im Staatsanzeiger (BOE) zu veröffentlichen. Wird die Einberufung widerrufen, muss die Geschäftsführung innerhalb eines Monats nach Beendigung des Alarmzustandes die Versammlung der Gesellschafter erneut einberufen.
Kann die Hauptversammlung nicht per Video- oder Telefonkonferenz abgehalten werden?
Grundsätzlich gelten hierzu die allgemeinen Regelungen. Sollte die Satzung der Gesellschaft insofern allerdings nichts vorsehen, kann die Hauptversammlung während des Alarmzustands ausnahmsweise auch per Video- oder Telefonkonferenz abgehalten werden. Voraussetzung ist, dass alle Personen mit Anwesenheitsrecht oder ihre Vertreter über die erforderlichen Mittel verfügen, der Sekretär ihre Identifizierung vornimmt und dies in der Niederschrift der Versammlung festhält. Wie die Identifizierung vorzunehmen ist, ist nicht näher beschrieben. Die Niederschrift ist unmittelbar an die Versammlung per E-Mail zu übersenden. Die Geschäftsführung kann deshalb auch dazu optieren, die Versammlung während des Alarmzustands auf diesem Wege abzuhalten.
Was gilt bezüglich des Vorschlages zur Ergebnisverwendung?
Gesellschaften, welche die ordentliche Hauptversammlung nach Inkrafttreten des Königlichen Gesetzes-Dekrets 11/2020, also nach dem 02. April einberufen, können den Vorschlag zur Ergebnisverwendung im Anhang zum Jahresabschluss nachträglich ersetzen. Dies ist von der Geschäftsführung aufgrund der Lage wegen COVID-19 zu rechtfertigen. Der Begründung ist eine Bestätigung des Wirtschaftsprüfers beizufügen, dass er das Ergebnis der Prüfung nicht geändert hätte, wenn ihm im Moment des Testats der neue Vorschlag zur Ergebnisverwendung bekannt gewesen wäre.
Bei Gesellschaften, deren Hauptversammlung bereits einberufen war, kann die Geschäftsführung zudem den Vorschlag zur Ergebnisverwendung von der Tagesordnung nehmen, um den Gesellschaftern später einen neuen Vorschlag zu unterbreiten. Die hierfür erforderliche Gesellschafterversammlung muss innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Pflicht zur Abhaltung der ordentlichen Hauptversammlung stattfinden. Die Entscheidung ist vor der Abhaltung der ursprünglich einberufenen Hauptversammlung bekannt zu machen und zu rechtfertigen. Bei der Bescheinigung des Abschlusses zu dessen Hinterlegung im Handelsregister kann sich die Geschäftsführung zunächst auf die Feststellung des Abschlusses beschränken und eine zusätzliche Bescheinigung zur Ergebnisverwendung nachreichen.
Die genannten Massnahmen erleichtern die Aufstellung und Feststellung des Jahresabschluss des letzten Geschäftsjahres trotz der Coronavirus Krise und der Verhängung des Alarmzustandes in Spanien enorm. Die Massnahmen werden zudem durch eine Reihe von Ausnahmeregelungen für börsennotierte Unternehmen und andere Bereiche des Gesellschaftsrechts flankiert. Dazu gehört beispielsweise, dass der Notar die Niederschrift der Hauptversammlung im Wege von Fernkommunikationsmitteln vornehmen kann oder Sonderreglungen für das Ausscheiden von Gesellschaftern oder die Haftung der Geschäftsführung gelten. Diese bleiben in einem weiteren Beitrag näher zu beleuchten.
© 2020 Andreas Fuss Advocat & Rechtsanwalt
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