Die Massnahmen zur Bekämpfung des Corona Virus beeinflussen alle Facetten des alltäglichen Lebens von Menschen und Unternehmen. Dies gilt nicht zuletzt für die Beglaubigung der Handelsbücher durch die spanischen Unternehmer, die in den meisten Fällen eigentlich bis Ende April fällig ist. Aber ist das so in Zeiten der Corona Virus Krise?

Um welche Bücher geht es?

Unternehmen wie beispielsweise eine Sociedad Limitada oder Sociedad Anónima müssen einmal im Jahr ihre Handelsbücher beim Handelsregister beglaubigen. Gemeint sind damit die folgenden Bücher:

• Inventar- und Rechnungsbuch (libro de inventarios y cuentas anuales)
• Journal (libro diario)
• Bei Handelsgesellschaften: Protokollbuch der Hauptversammlungen und Vorstandssitzungen (libro de actas)
• Bei Aktiengesellschaften: Register der Namensaktien (libro Registro de Acciones Nominativas)
• Bei GmbH: Gesellschafterverzeichnis (libro Registro de Socios)
• Bei Einmanngesellschaften: Vertragsbuch (libro Registro de contratos)

Warum sind die Handelsbücher zu beglaubigen?

Zweck der Beglaubigung ist die Beweissicherung. Mit Vornahme der Beglaubigung werden die Bücher abgeschlossen. Damit soll nachträglichen Änderungen vorgebeugt werden.

In welcher Form sind die Handelsbücher zu führen und zu beglaubigen?

Früher wurden die Bücher in Papierform geführt und beglaubigt. Seit dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Unterstützung der Unternehmer und deren Internationalisierung im Jahr 2013 werden diese elektronisch geführt und beglaubigt.

Bis wann ist die Beglaubigung vorzunehmen?

Grundsätzlich ist die Beglaubigung innerhalb der ersten vier Monate nach Abschluss des Geschäftsjahres vorzunehmen. Da bei vielen Unternehmen das Geschäftsjahr das Kalenderjahr ist, endet damit die Frist in aller Regel am 30. April eines jeden Jahres.

Was gilt während des Alarmzustands wegen der Corona Virus Krise?

Am 14. März verhängte die spanische Regierung den Alarmzustand, der bislang letztmalig bis zum 26. April verlängert wurde. Mit einer weiteren Verlängerung ist zu rechnen.

Für die Aufstellung des Jahresabschlusses durch die Geschäftsführung wurde insoweit mit einem Aufschub reagiert. Gemäss Art. 40.3 des Königlichen Gesetzesdekrets 8/2020 vom 07. März wurde die Frist zur Aufstellung des Jahresabschlusses ab dem Ende des Geschäftsjahr bis zur Beendigung des Alarmzustands unterbrochen. Die Frist von drei Monaten beginnt ab dem Ende des Alarmzustandes erneut zu laufen.

Für die Beglaubigung der Handelsbücher wurde allerdings bislang keine ausdrückliche gesetzliche Regelung getroffen, was zu gewissen Unsicherheiten führt.

Wie wird die Bestimmung ausgelegt?

Das Colegio de Registradores, die spanische Kammer der Registerführer, die auch für die Handelsregister zuständig ist, vertritt die Auffassung, dass auch ohne ausdrückliche gesetzliche Bestimmung diese Regelung sinngemäss auch auf die Beglaubigung der Handelsbücher übertragbar ist.

Diese Auffassung wird von der Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública (Generaldirektion für Rechtssicherheit und Öffentlichen Glauben), besser bekannt unter ihrer alten Bezeichnung Dirección General de los Registros y del Notariado (Generaldirektion der Register und des Notariats), in seiner Entscheidung vom 10. April 2020 gestützt. Danach hält die Generaldirektion zwar fest, dass es an einer gesetzlichen Regelung mangelt und kein direkter Zusammenhang zwischen der Frist zur Aufstellung des Jahresabschlusses und der Frist zur Beglaubigung der Handelsregister besteht. Trotzdem hält sie die Unterbrechung der Frist sinngemäss auch auf die Beglaubigung der Handelsbücher anwendbar. Dabei stützt sie sich im Wesentlichen auf die  Erwägung, dass es weitverbreiteter Usus sei, den Jahresabschluss aufzustellen und erst später die Bücher zu ihrer Beglaubigung zu erstellen.

Ob dies ein solides Argument darstellt, bleibt abzuwarten. Dies gilt vor allem für den Umstand, dass die Generaldirektion in erster Linie auf die Beglaubigung der buchhalterischen Büchern eingeht; die restlichen Bücher (also beispielsweise das Protokollbuch, Gesellschafterverzeichnis oder Vertragsbuch), deren Beglaubigung nicht im Zusammenhang mit der Erstellung des Jahresabschlusses steht, aber aussen vor lässt.

Was gilt danach für die Beglaubigung?

Danach nimmt die Generaldirektion die folgende Unterscheidung vor:

• Für die Gesellschaften, deren Frist zur Aufstellung des Jahresabschlusses per 14. März 2020, also dem Tag der Verhängung des Alarmzustands, bereits abgelaufen war, ist die Unterbrechung der Frist nicht anwendbar. Diese müssen ihre Handelsbücher mithin innerhalb von vier Monaten ab Ende ihres Geschäftsjahres beglaubigen.
• Für die Gesellschaften, deren Geschäftsjahr erst nach der Beendigung des Alarmzustandes endet; die also de facto  vom Alarmzustand nicht betroffen sind, gelten ebenfalls die allgemeinen Regelungen. Sie müssen die Beglaubigung innerhalb von vier Monaten ab Ende des Geschäftsjahres der Gesellschaft vorzunehmen.
• Die Gesellschaften, deren Frist zur Aufstellung des Jahresabschlusses per 14. März 2020, dem Tag der Verhängung des Alarmzustands, dagegen noch nicht abgelaufen war, können ihre Handelsbücher ausnahmsweise erst nach Beendigung des Alarmzustands beglaubigen. Die Frist beläuft sich auf vier Monate gerechnet ab dem Tag der Beendigung des Alarmzustands.
• Diese Regelung gilt nach Auffassung der Generaldirektion unbeschadet des Rechts, die Beglaubigung auch schon vorher vorzunehmen. Die betroffenen Gesellschaften können sich daher auf die Fristunterbrechung berufen, müssen dies aber nicht.

Bei alldem sollte aber beachtet werden, dass die genannte Entscheidung der Generaldirektion nicht allgemein verbindlich ist. Sie stellt ’nur‘ ein Auslegungskriterium dar.

Es erscheint deshalb empfehlenswert, die Beglaubigung der Bücher soweit möglich innerhalb der üblichen Frist vorzunehmen und sich nur notfalls auf die mögliche Fristunterbrechung zu berufen. Dies gilt vor allem für jene Handelsbücher, die praktisch nichts mit der Aufstellung des Jahresabschlusses zu tun haben, also beispielsweise das Protokollbuch, das Gesellschafterregister oder das Vertragsbuch. Diese können in aller Regel auch vorher unproblematisch elektronisch beglaubigt werden.

© 2020 Andreas Fuss Advocat & Rechtsanwalt

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